KoHen käyttömahdollisuudet

Mihin KoHea voi käyttää palveluyrityksen arjessa?

KoHea voi ajatella asiakasrekisterinä, mutta käytännössä se on laajempi arjen työväline. Sen avulla voidaan koota asiakkaat, käynnit, kirjaukset, laskutus, maksut, suojatut lähetykset ja palvelumyynti samaan hallittuun kokonaisuuteen.

Asiakasrekisteri on perusta, ei koko totuus

Moni yritys lähtee liikkeelle yksinkertaisesta tarpeesta: asiakkaiden yhteystiedot pitäisi saada pois hajanaisista muistioista, puhelimesta ja taulukoista. Tämä on hyvä alku, mutta palveluyrityksen arjessa asiakasrekisteriltä tarvitaan usein enemmän kuin nimi, puhelinnumero ja sähköposti.

KoHessa asiakas voidaan yhdistää käynteihin, muistiinpanoihin, laskutukseen, palvelupaketteihin ja viestintään. Kun asiakas soittaa uudelleen tai tulee seuraavalle käynnille, työntekijän ei tarvitse muistella mistä viimeksi sovittiin. Tieto löytyy asiakkaan omasta näkymästä.

Hoito- ja terveyspuolella tarvitaan kurinalaisempi malli

Jos yritys käsittelee hoitoon liittyviä tietoja, pelkkä tavallinen asiakaslista ei riitä. Käyttöoikeudet, lokit, kirjaukset ja tiedon suojaaminen pitää suunnitella huolellisemmin. KoHe on Astori-rekisteröity B-luokkaan kuuluva potilastietojärjestelmä rajattuun käyttötarkoitukseen ilman suoraa Kanta-yhteyttä.

Käytännössä tämä tarkoittaa, että hoitopuolen tiedot voidaan pitää erillään palvelumyynnistä ja yleisestä laskutuksesta. Esimerkiksi hoitokäynti, hoitopäivä, hoitoliite ja suojattu lähetys voidaan käsitellä hallitummin kuin tavallisessa asiakasrekisterissä.

Laskutus, maksut ja muistutukset samaan työnkulkuun

Palveluyrityksessä laskutus syntyy usein monesta lähteestä: käynneistä, kuukausisopimuksista, erillisistä palveluriveistä, työaikariveistä tai kassamaksuista. Jos nämä ovat erillisissä järjestelmissä, laskutettavia asioita jää helposti muistin varaan.

KoHessa laskulle voidaan tuoda rivejä eri poluista ja ALV käsitellään rivikohtaisesti. Yritys voi myös seurata maksun tilaa, merkitä maksun maksetuksi sisäisenä prosessina ja tarvittaessa tehdä maksumuistutuksia viivästyskorolla ja muistutusmaksulla. Kiinteähintaiset kuukausisopimukset voidaan laskuttaa myös automaattisesti ajastetuilla laskuilla.

Verkkokauppa, lahjakortit ja palvelupaketit

KoHeen voi liittää myös julkisen verkkokaupan tyyppisen polun. Ensimmäinen käytännön malli on lahjakorttien ja palvelupakettien myynti: ostaja saa kuitin, saaja saa lahjakortin ja yritys näkee myöhemmin, mitä kortteja on käytetty tai hyvitetty.

Tämä sopii palveluyrityksille, jotka haluavat myydä palveluja myös ennen varsinaista käyntiä. Lahjakortti, sarjakortti tai palvelupaketti ei jää irralliseksi tuotteeksi, vaan se voidaan yhdistää asiakkaaseen ja käyttöön.

Suojattu tiedoston lähetys vähentää sähköpostiliitteiden riskiä

Monessa yrityksessä lähetetään edelleen henkilötietoja, sopimuksia tai muita arkaluontoisia liitteitä tavallisessa sähköpostissa. KoHen suojattu lähetys tarjoaa tähän kevyemmän ja hallitumman tavan: vastaanottaja saa linkin, ja avaaminen voidaan vahvistaa koodilla.

Ominaisuus ei ole sidottu vain hoitoalaan. Sitä voi käyttää myös B2B-asiakirjoihin, selvityksiin, laskutuksen taustatietoihin tai muihin tiedostoihin, joita ei haluta lähettää tavallisena liitteenä.

B2B-työ, asiakasyritykset ja työaikalaskutus

Kaikki KoHen käyttö ei liity kuluttaja-asiakkaisiin. Yrityksellä voi olla asiakasyrityksiä, taloyhtiöitä, sopimuksia, yhteyshenkilöitä ja työaikarivejä, joista muodostuu myöhemmin lasku. Tällöin asiakasrekisteri muistuttaa enemmän B2B-asiakashallintaa kuin vastaanottotyön järjestelmää.

KoHeen B2B-puolella työaika voidaan kohdistaa asiakasyritykseen, kustannuspaikkaan, sopimukseen tai erillisveloitukseen. Kuukausikiintiöt, tuntihintasäännöt ja kiinteät lisärivit auttavat muuttamaan tehdyn työn laskutettavaksi aineistoksi ilman erillistä Exceliä.

Hyvä käyttöönotto rajaa ensin tärkeimmän tarpeen

KoHea ei tarvitse ottaa käyttöön kerralla kaikilta osin. Yhdelle yritykselle tärkein hyöty voi olla asiakasrekisteri ja laskutus, toiselle suojatut lähetykset, kolmannelle potilastietojen hallinta ja neljännelle B2B-työaikalaskutus.

Siksi pilotissa kannattaa aloittaa arjen konkreettisesta ongelmasta: mikä tieto on nyt hajallaan, mikä työ tehdään kahteen kertaan ja missä kohtaa laskutus tai asiakaspalvelu takkuaa. Kun tämä on selvillä, KoHe voidaan ottaa käyttöön vaiheittain.