Päämiehen tiedot laskulle
Laskulle tulostuvat päämiehen nimi, y-tunnus, osoite ja pankkitili. KoHea käyttävän yrityksen tiedot voidaan näyttää erillisenä yhteystietona, jotta maksunsaaja ja yhteydenottotaho eivät sekoitu.
Päämieslaskutus
Päämieslaskutus hallinnoiduille asiakkuuksille
KoHe tukee tilanteita, joissa yritys hoitaa laskutusta toisen organisaation puolesta. Laskut voidaan muodostaa päämiehen tiedoilla, päämiehen pankkitilillä, kohdekohtaisilla maksuvastuilla ja pysyvillä viitteillä. Kiinteistä kuukausiveloituksista voidaan muodostaa tarkistettavat laskuluonnokset ennen varsinaista lähetystä.
Päämieslaskutusta tarvitaan silloin, kun laskutus hoidetaan toisen organisaation puolesta ja lasku lähtee hallinnoitavan päämiehen nimissä. Tämä sopii esimerkiksi tilanteisiin, joissa sama toimija hoitaa usean päämiehen laskutusta, maksuvastuita ja kuukausittaisia veloituksia.
Malli
Laskutus erotetaan päämiehen, kohteen ja maksuvastuun mukaan
Laskutettava kohde
Laskutus voidaan kohdistaa huoneistoon, sopimukseen, projektiin tai muuhun laskutettavaan kohteeseen. Tämä auttaa pitämään kuukausittaiset veloitukset järjestyksessä myös silloin, kun maksajat tai maksuvastuut vaihtuvat.
Maksuvastuu ja pysyvä viite
Pysyvä viite sidotaan maksuvastuuseen, ei pelkkään laskutettavaan kohteeseen. Kun maksaja tai vastuu vaihtuu, vanha maksuvastuu voidaan päättää ja uudelle vastuuajalle luoda uusi viite.
Hallittu kuukausilaskutus
Kiinteistä kuukausiveloituksista voidaan muodostaa laskuluonnokset, kun päämiehen, maksuvastuiden, eräpäivän ja laskurivien tiedot ovat ajan tasalla.
Käyttötapaukset
Taloyhtiön vastikelaskutus on yksi päämieslaskutuksen käyttötapaus
Taloyhtiön vastikelaskutuksessa päämiehenä toimii taloyhtiö ja maksajina ovat osakkaat tai muut vastikkeista vastaavat tahot. Tätä käyttötapausta käsitellään tarkemmin omalla sivullaan: taloyhtiön vastikelaskutus ilman raskasta isännöintijärjestelmää.
Pienille taloyhtiöille on myös oma kevyt hinnoittelumalli. Katso taloyhtiölaskutuksen hinnasto, jos päämieslaskutuksen tarve liittyy satunnaisiin laskuihin, vastikkeisiin tai mittariperusteisiin maksuihin.
Yleisemmässä päämieslaskutuksessa sama perusmalli sopii myös muihin hallinnoituihin asiakkuuksiin, joissa laskuttajan tiedot, pankkitili, kohde, maksaja ja maksuvastuu täytyy pitää erillään.
Laskutusprosessi
Päämieslasku kulkee samassa laskutuspolussa kuin muukin laskutus
Luonnokset ja tarkistus ennen lähetystä
Kiinteät kuukausiveloitukset voidaan koota laskuluonnoksiksi. Käyttäjä voi tarkistaa päämiehen, maksajan, kohteen, viitteen, laskutusjakson ja summat ennen lähetystä.
Kopiot kirjanpitoon
Päämiehelle voidaan määrittää sähköpostiosoitteita, joihin lasku lähtee kopiona esimerkiksi kirjanpitoa varten. Kopiot eivät korvaa maksajan varsinaista laskutussähköpostia.
Maksumuistutukset
Myöhässä olevalle päämieslaskulle voidaan käyttää samaa maksumuistutuspolkua kuin muille laskuille. Muistutus säilyttää päämiehen, kohteen, maksuvastuun ja viitteen tiedot.
Maksujen seuranta
Koonti voi näyttää olemassa olevien päämieslaskujen tilan, eräpäivän, summan ja maksupäivän ilman, että jokaista laskua tarvitsee avata erikseen. Lue lisää myös maksujen seurannasta.
Kenelle?
Sopii tilanteisiin, joissa sama yritys hoitaa usean laskuttajan hallintaa
Taloyhtiön vastikelaskutus on yksi käyttötapaus, mutta sama ajattelutapa sopii myös muihin tilanteisiin, joissa laskutusta hoidetaan päämiehen tai hallinnoitavan organisaation puolesta.
Jos laskutatte tavallisia asiakasyrityksiä omissa nimissänne, tutustu myös KoHen yleiseen laskutukseen, työajanseurantaan ja taloyhtiön vastikelaskutukseen.
Usein kysyttyä
Päämieslaskutus käytännössä
Mitä päämieslaskutus tarkoittaa?
Se tarkoittaa, että laskutus hoidetaan toisen organisaation puolesta. Laskulle tulostuvat päämiehen tiedot ja pankkitili, vaikka laskutusprosessi hoidetaan KoHessa.
Voiko päämieslaskutuksesta tehdä toistuvan prosessin?
Kiinteistä kuukausiveloituksista voidaan muodostaa laskuluonnokset päämiehen, maksuvastuiden ja laskurivien perusteella. Ensimmäisissä käyttöönotoissa laskut tarkistetaan ennen varsinaista lähetystä.
Miten taloyhtiön vastikelaskutus liittyy päämieslaskutukseen?
Taloyhtiön vastikelaskutus on yksi päämieslaskutuksen käyttötapaus, jossa päämiehenä toimii taloyhtiö ja maksajina ovat osakkaat tai muut maksuvastuulliset.
KoHe päämieslaskutukseen
Katsotaan, sopiiko malli päämieslaskutukseen
Kerro lyhyesti, millaisten päämiesten, maksajien ja laskutettavien kohteiden laskutusta hoidatte. Katsotaan, miten päämieslaskutus, pysyvät viitteet ja tarkistettava kuukausilaskutus voitaisiin mallintaa KoHessa.
