Yksityinen vuokranantaja
Sijoitusasuntojen vuokrat, vesiennakot ja autopaikat voidaan laskuttaa samalla mallilla, vaikka kohteita on vain muutama.
Vuokranantajan laskutus
Vuokranantajan laskutus, vuokrasuhteet ja vuokrankorotukset
KoHe auttaa vuokranantajaa laskuttamaan vuokrat, vesiennakot ja autopaikat hallitusti. Vuokrahuoneistot, vuokrasuhteet, vuokralaiset, pysyvät viitteet, eräpäivät ja laskuluonnokset pysyvät samassa järjestelmässä ilman erillistä vuokrataulukkoa.
Muutaman vuokrahuoneiston laskutus hoituu pitkään taulukolla ja pankin viitelistalla, mutta vuokralaisten vaihtuminen, vesiennakot ja vuokrankorotukset tekevät siitä nopeasti virhealtista. KoHessa vuokranantaja on oma laskuttajatyyppinsä: huoneistot, vuokrasuhteet, vuokralaiset, laskutus ja maksujen seuranta ovat samassa näkymässä.
Kenelle?
Vuokralaskutus ilman raskasta kiinteistöjärjestelmää
Malli sopii vuokranantajalle, jolla on muutamia tai kymmeniä vuokrattavia kohteita ja joka haluaa pitää vuokralaskutuksen järjestyksessä ilman isoa kiinteistöhallintajärjestelmää.
Vuokraustoimintaa harjoittava yhtiö
Kun vuokraus on yhtiön toimintaa, laskuttajan tiedot, pankkitili ja laskutusjaksot pitää saada näkyviin laskulle samalla tavalla joka kuukausi.
Useita kohteita ja vaihtuvia vuokralaisia
Kun vuokralaiset vaihtuvat, tärkeintä on että edellisen ja seuraavan vuokralaisen maksut eivät sekoitu toisiinsa eikä vanha viite jää elämään.
Kirjanpito erillisessä palvelussa
KoHe voi hoitaa laskutuksen ja maksujen seurannan, vaikka kirjanpito tehdään omassa ohjelmassa tai tilitoimistossa.
Mitä hallitaan?
Vuokrahuoneistot, vuokrasuhteet ja vuokratuotteet samaan näkymään
Vuokranantajan laskutus rakentuu kolmesta asiasta: laskutettavasta kohteesta, voimassa olevasta vuokrasuhteesta ja niistä veloituksista, jotka toistuvat kuukaudesta toiseen.
Vuokranantaja laskuttajana
Laskulle voidaan tuoda vuokranantajan nimi, y-tunnus, osoite ja pankkitili, joten maksunsaaja pysyy vuokranantajana.
Vuokrahuoneistot
Jokainen vuokrattava kohde on oma yksikkönsä omalla osoitteellaan, tunnuksellaan, neliöillään ja asukasmäärällään.
Vuokrasuhteet ja pysyvät viitteet
Yksi vuokrasuhde on yksi ajanjakso omalla pysyvällä viitenumerollaan. Samalle huoneistolle ei voi luoda päällekkäistä aktiivista vuokrasuhdetta, joten peräkkäisten vuokralaisten maksut pysyvät erillään.
Vuokralaiset maksajina
Vuokrasuhteeseen liitetään vuokralainen ja hänen laskutustietonsa. Kun vuokrasuhde päättyy, vastuu päättyy oikeaan päivään eikä siirry seuraavalle automaattisesti.
Vuokratuotteet
Toistuvia veloituksia ovat esimerkiksi kuukausivuokra, vesiennakko ja autopaikka. Määrä voidaan ehdottaa neliöiden tai asukasmäärän perusteella.
Laskutusjaksot ja eräpäivät
Laskutusväli voi olla 1, 3, 6 tai 12 kuukautta. Jakso ja eräpäivä näkyvät ennen laskujen muodostamista ja laskuluonnoksella.
Muutot kesken kuukautta
Osakuukausi laskutetaan päivän tarkkuudella
Vuokra on päiväkohtainen, joten kesken laskutusjaksoa alkava tai päättyvä vuokrasuhde laskutetaan vain niiltä päiviltä, jotka se kattaa. Laskurivin kuvauksessa näkyy laskutettu aikaväli ja päivien määrä, esimerkiksi 15.9.-30.9. ja 16 päivää 30:stä.
Sama laskenta tehdään kuukausiesikatselussa ja laskuluonnoksessa, joten esikatselu ja lasku täsmäävät sentilleen. Myös vesiennakon tilitys käyttää samoja päiviä, jottei osakuukaudelta hyvitetä tai veloiteta kahteen kertaan.
Vuokrankorotus
Korotus tehdään yhdellä päätöksellä ja tiedote tarkistetaan ennen lähetystä
Vuokrankorotus koskee yleensä kaikkia saman kiinteistön vuokrasuhteita, mutta se pitää silti laskea ja perustella jokaiselle vuokralaiselle erikseen.
Kolme korotustapaa
Korotus voi olla kiinteä euromäärä, käsin syötetty prosentti tai Tilastokeskuksen virallinen elinkustannusindeksi.
Korotus lasketaan vuokrasuhteittain
Kiinteä euromäärä lisätään jokaiseen vuokraan ja prosentti lasketaan kunkin vuokrasuhteen omasta summasta, joten lopputulos ei riipu vuokralaisten määrästä.
Sovittu vuokra pysyy näkyvissä
Korotus ei ylikirjoita sovittua vuokraa, vaan näkyy omana eränä. Indeksikorotus mittaa tallennetusta perustasosta eikä kertaudu omien aiempien korotustensa päälle.
Tiedoteluonnos joka korotustavalla
Vuokrankorotuksesta ilmoitetaan vuokralaiselle kirjallisesti, joten tiedoteluonnos muodostuu kaikilla kolmella tavalla. Tiedote ei lähde koskaan automaattisesti.
Vanhentunut luonnos ei lähde
Ennen lähetystä tiedotteen summa tarkistetaan uudelleen. Jos aikataulu tai vuokra on sillä välin muuttunut, luonnos merkitään vanhentuneeksi eikä lähde väärällä summalla.
Korotus ja pidempi laskutusjakso
Pidemmän jakson lasku ei koskaan laskuta ajastetun korotuksen ohi. Loppuvuosi laskutetaan vasta korotuksen jälkeen, jottei vuokralaisella ole kädessään laskua vanhalla hinnalla.
Vesi ja mittarit
Vesiennakko, lukemat ja tilitys samassa laskutusmallissa
Vesi voi perustua asukasmäärään, ennakkoon tai mittarilukemaan. KoHessa vesiennakko voidaan käsitellä ennakkona, jota verrataan toteutuneeseen kulutukseen.
Mittarirekisteri
Huoneiston mittarit voidaan kirjata esimerkiksi kokonaisvesi-, kylmävesi- tai lämminvesimittareina kohteen käytännön mukaan.
Mittarilukemat
Lukema kirjataan mittarille lukemapäivällä ja tarkistetaan ennen kuin se otetaan laskutuksen perusteeksi, jolloin kulutus on laskettavissa jaksoittain.
Vesihinta voi muuttua kesken vuoden
Veden hinnalla on oma voimassaoloaikansa, joten hintajakso ja lukemajakso käsitellään erikseen.
Ennakkotilitys
Tilitys vertaa kerrytettyä vesiennakkoa mittarin mukaiseen kulutukseen ja muodostaa erotuksesta tarkistettavan veloituksen tai hyvityksen.
Maksut ja muistutukset
Viite kertoo, mikä kuukausi on maksettu
Vuokralaskutuksessa ongelma ei yleensä ole laskun tekeminen vaan sen selvittäminen, mikä kuukausi on maksettu ja mikä ei.
Kuukausi kerrallaan seurattava saatava
Jokainen jakson kuukausi saa oman eräpäivänsä ja summansa, joten myös vuosilaskun saaneen vuokralaisen tilanne näkyy kuukausi kerrallaan.
Maksuerätaulukko pidemmällä laskulla
Pidemmän jakson lasku tulostaa erät eräpäivineen. Maksuohje ja mahdollinen pankkiviivakoodi koskevat ensimmäistä erää; myöhemmät erät maksetaan samalla viitteellä.
Maksujen kirjaus
Maksu voidaan kirjata käsin tai tarkistetusta pankkiaineistosta, ja se kohdistuu sille kuukaudelle jolle se kuuluu.
Muistutus ja viivästyskorko
Muistutus ja viivästyskorko lasketaan vain erääntyneistä kuukausieristä. Jos yksikään erä ei ole erääntynyt, muistutusta ei muodosteta.
Mitä KoHe ei ole?
Vuokralaskutuksen työkalu, ei vuokrahallinnon kokonaisjärjestelmä
Selkeä rajaus auttaa valitsemaan oikean työkalun. KoHe hoitaa vuokralaskutuksen ja siihen liittyvät rekisterit, mutta se ei tee vuokranantajan päätöksiä.
Ei perintäjärjestelmä
Muistutus ja viivästyskorko kuuluvat laskutukseen, mutta perintätoimet ja riitaiset vuokrasaatavat hoidetaan erikseen.
Ei juridinen neuvonantaja
KoHe ei ratkaise, onko korotus vuokrasopimuksen mukainen tai onko ilmoitus tehty ajoissa. Ne tarkistetaan sopimuksesta ja tarvittaessa asiantuntijalta.
Ei kirjanpidon korvaaja
Laskutus- ja maksuaineisto syntyy KoHessa, mutta kirjanpito voidaan tehdä omassa ohjelmassa tai tilitoimistossa.
Ei isännöintijärjestelmä
Taloyhtiön omaan vastikelaskutukseen on oma sivunsa: taloyhtiön vastikelaskutus.
Ei ulkoistettu vuokravalvonta
KoHe on työkalu vuokranantajalle, joka laskuttaa itse. Jos haluat mieluummin ulkoistaa vuokrien seurannan ja kuukausittaiset tilitykset, KH Tili & Tuki hoitaa ne palveluna: vuokrareskontra ja vuokravalvonta.
Käyttöönotto
Vuokralaskutus rakennetaan vaiheittain
Ensimmäinen kierros kannattaa tehdä rauhallisesti: ensin perustiedot, sitten esikatselu, sen jälkeen laskuluonnokset ja vasta tarkistuksen jälkeen lähetys.
1. Vuokranantaja ja pankkitili
Lisätään laskuttajan nimi, osoite ja se pankkitili, jolle vuokrat maksetaan. Yritykseltä lisätään myös Y-tunnus; yksityinen vuokranantaja voi toimia ilman sitä.
2. Vuokrahuoneistot
Luodaan vuokrattavat kohteet osoitteineen, tunnuksineen, neliöineen ja asukasmäärineen.
3. Vuokrasuhteet ja vuokralaiset
Kirjataan voimassaoloajat, vuokralaiset ja laskutustiedot. Jokainen vuokrasuhde saa oman pysyvän viitteensä.
4. Vuokrat ja vesiennakot
Määritellään vuokratuotteet, hinnat, määrät ja voimassaoloajat toistuviksi veloituksiksi.
5. Jakso, eräpäivä ja esikatselu
Valitaan laskutusväli, tarkistetaan eräpäivä ja katsotaan kuukausiesikatselu ilman lähetystä.
6. Luonnosten tarkistus ja lähetys
Tarkistetaan huoneisto, vuokralainen, viite, laskurivit, summa ja jakso, ja vasta sitten lähetetään.
Hinnoittelu
Laajuus tarkistetaan ennen käyttöönottoa
Vuokralaskutuksen laajuus riippuu kohteiden määrästä, vesiennakoiden käsittelystä ja siitä, tarvitaanko mittarilukemia. Kerro montako vuokrattavaa kohdetta laskutatte ja mitä veloituksia kuukaudessa on, niin katsotaan sopiva kokonaisuus.
Katso vuokralaskutuksen paketit ja ajantasaiset hinnat.
Lue käytännön opas omatoimiseen vuokralaskutukseen.
Pienten taloyhtiöiden vastikelaskutukselle on oma kevyt pakettihinnoittelu. Jos laskutustarve liittyy taloyhtiöön eikä vuokraukseen, katso taloyhtiölaskutuksen hinnasto.
Usein kysyttyä
Vuokranantajan laskutus käytännössä
Sopiiko KoHe vuokranantajan laskutukseen?
Kyllä. KoHessa voidaan hallita vuokrahuoneistoja, vuokrasuhteita, vuokralaisia maksajina, vuokria ja vesiennakoita toistuvina veloituksina, pysyviä viitteitä sekä tarkistettavia laskuluonnoksia. Vuokranantaja on KoHen laskutusmallissa oma laskuttajatyyppinsä, joten sanasto ja työkalut on valittu vuokrauksen mukaan.
Miten kesken kuukautta alkava tai päättyvä vuokrasuhde laskutetaan?
Vuokra on päiväkohtainen, joten laskutettava jakso lasketaan niiltä päiviltä, jotka vuokrasuhde kattaa. Laskurivillä näkyy laskutettu aikaväli ja päivien määrä, esimerkiksi 15.9.-30.9. ja 16 päivää 30:stä, jotta vuokralainen näkee mistä summa muodostuu.
Voiko vuokrankorotuksen sitoa elinkustannusindeksiin?
Kyllä. Korotus voi olla kiinteä euromäärä, käsin syötetty prosentti tai Tilastokeskuksen virallinen elinkustannusindeksi. Kaikilla kolmella tavalla muodostuu tarkistettava tiedoteluonnos vuokrasuhdetta kohti, eikä tiedote lähde koskaan automaattisesti.
Voiko vuokran laskuttaa harvemmin kuin kuukausittain?
Laskutusväli voi olla 1, 3, 6 tai 12 kuukautta. Pidemmän jakson lasku tulostaa maksuerätaulukon, jossa jokaisella kuukaudella on oma eräpäivänsä ja summansa, ja saapuva maksu kohdistuu sille kuukaudelle jolle se kuuluu.
Korvaako KoHe vuokrakirjanpidon tai perinnän?
Ei. KoHe on laskutus- ja rekisterityökalu, ei kirjanpito-ohjelma eikä perintäjärjestelmä. Kirjanpito voidaan tehdä omassa ohjelmassa tai tilitoimistossa, ja riitaiset tai perintään menevät vuokrasaatavat käsitellään erikseen.
KoHe vuokralaskutukseen
Katsotaan, sopiiko KoHe vuokranantajan laskutukseen
Kerro lyhyesti, montako vuokrattavaa kohdetta teillä on, laskutatteko vesiennakkoa ja onko vuokrankorotus sidottu indeksiin. Katsotaan sen perusteella, miten vuokrasuhteet, pysyvät viitteet ja tarkistettava kuukausilaskutus voitaisiin mallintaa KoHessa.
