Kertakäyttöinen linkki
Linkki voidaan käyttää vain kerran. Kun tiedosto on avattu, samaa linkkiä ei voi käyttää uudelleen.
B2B-asiakashallinta ja suojatut lähetykset
Kun asiakkaalle pitää lähettää tiedosto turvallisesti.
KoHe auttaa palveluyritystä hallitsemaan yritysasiakkaita, työaikaa, laskutusta ja tiedostojen turvallista toimittamista. Suojattu lähetys korvaa tilanteet, joissa arkaluontoinen tai muuten luottamuksellinen tiedosto lähtisi muuten tavallisena sähköpostiliitteenä.
Monessa yrityksessä sopimuksia, raportteja, henkilötietoja ja laskutukseen liittyviä liitteitä lähetetään edelleen tavallisina sähköpostiliitteinä. Se on helppoa, mutta jälkikäteen on vaikea nähdä, kuka lähetti mitä, milloin linkki avattiin ja oliko vastaanottaja oikea.
Suojattu tiedoston lähetys
Tiedosto linkkinä, ei tavallisena liitteenä.
KoHessa tiedosto lähetetään vastaanottajalle suojatun linkin kautta. Vastaanottaja pyytää avaamiseen vahvistuskoodin samaan sähköpostiosoitteeseen, ja linkki toimii vain rajatun ajan.
Vahvistuskoodi sähköpostiin
Vastaanottaja saa erillisen koodin samaan osoitteeseen, johon suojattu linkki on lähetetty.
Salattu tallennus
Tiedosto tallennetaan salattuna ja puretaan vasta, kun vastaanottaja avaa sen hyväksytysti.
Voimassaoloaika
Lähettäjä valitsee linkille voimassaoloajan, esimerkiksi 24 tuntia, 48 tuntia tai viikon.
Lähetyshistoria
Järjestelmä näyttää, kenelle tiedosto on lähetetty, mikä tiedosto lähti ja onko se avattu.
Organisaation omat asetukset
Lähetykset voidaan ohjata organisaation omaan Drive-kansioon ja lähettää organisaation omalla lähettäjäosoitteella.
Yritysasiakkaat
Sama järjestelmä myös B2B-asiakkaille ja laskutettavaan työhön.
Kaikki asiakastyö ei ole kuluttaja-asiakkaiden ajanvarauksia. Monessa palveluyrityksessä asiakas on yritys, taloyhtiö tai muu organisaatio, jolle kirjataan työaikaa ja jolta laskutetaan sovitun mallin mukaan.
KoHen B2B-mallissa asiakasyrityksen tiedot, oletustuntihinta, laskutustapa, kiintiöt ja kustannuspaikat voidaan pitää master-datana samassa järjestelmässä. Työaika voidaan tuoda operatiivisesta inbox- tai työajanseurantajärjestelmästä, mutta asiakas- ja laskutustiedon totuuslähde pysyy KoHessa.
Käytännön käyttötapaukset
Milloin suojattu lähetys on hyödyllinen?
Asiakasdokumentit
Kun asiakkaalle pitää lähettää henkilötietoja, sopimusliitteitä, raportteja tai muuta luottamuksellista aineistoa.
Laskutuksen liitteet
Kun laskutukseen liittyy erittelyjä tai taustadokumentteja, joita ei haluta tavalliseen sähköpostiin.
Taloyhtiö- ja yritysasiakkaat
Kun vastaanottajana on yritys, isännöinti, taloyhtiö tai muu organisaatio, joka tarvitsee tiedoston omaan käsittelyynsä.
Miksi tätä ei usein tehdä itse?
Ominaisuus näyttää pieneltä, mutta sen pitää toimia varmasti.
Tavallinen sähköposti ei riitä kaikkeen
Liite jää vastaanottajan postilaatikkoon, sitä voi välittää eteenpäin, eikä avaamisesta yleensä jää selkeää jälkeä.
Pelkkä Drive-linkki on usein kömpelö
Vastaanottaja voi törmätä kirjautumis- tai käyttöoikeusongelmiin, eikä linkin kertakäyttöisyys ole itsestäänselvyys.
Erillinen secure mail voi olla raskas
Moni erillinen ratkaisu on rakennettu isommille organisaatioille. Pienempi yritys tarvitsee usein kevyemmän arjen työkalun.
KoHe yrityksille
Asiakkaat, työaika, laskutus ja suojatut lähetykset samaan arkeen.
Jos yrityksessäsi käsitellään asiakastietoja, laskutettavaa työaikaa tai luottamuksellisia tiedostoja, KoHe voidaan ottaa käyttöön vaiheittain juuri näiden tarpeiden ympärille.