Kertakäyttöinen linkki
Linkki voidaan käyttää vain kerran. Kun tiedosto on avattu, samaa linkkiä ei voi käyttää uudelleen.
Suojattu tiedoston lähetys
Suojattu tiedoston lähetys yritykselle
KoHe auttaa lähettämään luottamuksellisia asiakas-, sopimus- ja laskutusdokumentteja suojatulla linkillä tavallisen sähköpostiliitteen sijaan. Vastaanottaja avaa tiedoston vahvistuskoodilla, ja lähetyksestä jää selkeämpi jälki kuin tavallisesta liitteestä.
Monessa yrityksessä sopimuksia, raportteja, henkilötietoja ja laskutukseen liittyviä liitteitä lähetetään edelleen tavallisina sähköpostiliitteinä. Se on helppoa, mutta jälkikäteen on vaikea nähdä, kuka lähetti mitä, milloin linkki avattiin ja oliko vastaanottaja oikea.
Suojattu tiedoston lähetys
Tiedosto linkkinä, ei tavallisena liitteenä
KoHessa tiedosto lähetetään vastaanottajalle suojatun linkin kautta. Vastaanottaja pyytää avaamiseen vahvistuskoodin samaan sähköpostiosoitteeseen, ja linkki toimii vain rajatun ajan.
Vahvistuskoodi sähköpostiin
Vastaanottaja saa erillisen koodin samaan osoitteeseen, johon suojattu linkki on lähetetty.
Salattu tallennus
Tiedosto tallennetaan salattuna ja puretaan vasta, kun vastaanottaja avaa sen hyväksytysti.
Voimassaoloaika
Lähettäjä valitsee linkille voimassaoloajan, esimerkiksi 24 tuntia, 48 tuntia tai viikon.
Lähetyshistoria
Järjestelmä näyttää, kenelle tiedosto on lähetetty, mikä tiedosto lähti ja onko se avattu.
Organisaation omat asetukset
Lähetykset voidaan ohjata organisaation omaan Drive-kansioon ja lähettää organisaation omalla lähettäjäosoitteella.
Osana asiakasrekisteriä
Suojattu lähetys liittyy samaan asiakkuuteen kuin muutkin tiedot
Suojattu tiedoston lähetys on hyödyllinen silloin, kun asiakkuuteen liittyy sopimuksia, raportteja, henkilötietoja tai muita luottamuksellisia asiakirjoja. Tiedoston lähetys voidaan yhdistää samaan asiakasrekisteriin, johon kirjaukset, käynnit tai laskutustiedot kuuluvat.
Jos etsit ratkaisua työajan kirjaamiseen tai yritysasiakkaiden laskutukseen, tutustu myös työajanseurannan palvelusivuun sekä laskutuksen palvelusivuun.
Käytännön käyttötapaukset
Milloin suojattu lähetys on hyödyllinen?
Asiakasdokumentit
Kun asiakkaalle pitää lähettää henkilötietoja, sopimusliitteitä, raportteja tai muuta luottamuksellista aineistoa.
Laskutuksen liitteet
Kun laskutukseen liittyy erittelyjä tai taustadokumentteja, joita ei haluta tavalliseen sähköpostiin.
Taloyhtiö- ja yritysasiakkaat
Kun vastaanottajana on yritys, isännöinti, taloyhtiö tai muu organisaatio, joka tarvitsee tiedoston omaan käsittelyynsä.
Miksi tätä ei usein tehdä itse?
Ominaisuus näyttää pieneltä, mutta sen pitää toimia varmasti
Tavallinen sähköposti ei riitä kaikkeen
Liite jää vastaanottajan postilaatikkoon, sitä voi välittää eteenpäin, eikä avaamisesta yleensä jää selkeää jälkeä.
Pelkkä Drive-linkki on usein kömpelö
Vastaanottaja voi törmätä kirjautumis- tai käyttöoikeusongelmiin, eikä linkin kertakäyttöisyys ole itsestäänselvyys.
Erillinen secure mail voi olla raskas
Moni erillinen ratkaisu on rakennettu isommille organisaatioille. Pienempi yritys tarvitsee usein kevyemmän arjen työkalun.
Suojatut lähetykset
Suojattu tiedoston lähetys osaksi yrityksen arkea
Jos yrityksessäsi käsitellään henkilötietoja, sopimuksia, raportteja tai muita luottamuksellisia tiedostoja, KoHe voi auttaa niiden turvallisessa toimittamisessa ilman tavallisia sähköpostiliitteitä.
