Itseisännöity taloyhtiö
Hallitus, rahastonhoitaja tai aktiivinen osakas voi hallita vastikelaskutuksen perustietoja ilman, että koko hallinto siirretään raskaaseen järjestelmään.
Taloyhtiön vastikelaskutus
Taloyhtiön vastikelaskutus ilman raskasta isännöintijärjestelmää
KoHe auttaa pientä tai itseisännöityä taloyhtiötä hoitamaan vastikelaskutuksen hallitusti. Taloyhtiö, huoneistot, maksajat, maksuvastuut, vastiketuotteet, viitteet, eräpäivät ja laskuluonnokset pysyvät samassa kevyessä laskutus- ja rekisterityökalussa.
Itse hallintoaan hoitavassa taloyhtiössä vastikelaskutus jää usein hallituksen, rahastonhoitajan tai aktiivisen osakkaan vastuulle. KoHe ei yritä korvata täyttä isännöintijärjestelmää, vaan tarjoaa kevyemmän tavan hallita vastikkeita, maksuyksiköitä, maksajia, vesimaksuja, autopaikkoja ja laskujen tarkistusta silloin, kun erillinen raskas järjestelmä olisi tarpeettoman iso ratkaisu.
Kenelle?
Kevyt vastikelaskutus pienelle tai itseisännöidylle taloyhtiölle
Ratkaisu sopii erityisesti taloyhtiölle, jolla ei ole ammatti-isännöintiä tai joka ei tarvitse täyttä isännöintijärjestelmää, mutta haluaa siirtyä pois Excel- ja Word-laskutuksesta.
Pieni tai keskikokoinen taloyhtiö
KoHe sopii tilanteisiin, joissa huoneistoja ja maksajia on rajallinen määrä, mutta vastikkeet, viitteet ja laskutusjaksot pitää silti hoitaa järjestelmällisesti.
Kirjanpito erillisessä palvelussa
KoHe voi toimia laskutuksen ja maksajien hallinnan työkaluna, vaikka varsinainen kirjanpito tehtäisiin erillisessä kirjanpito-ohjelmassa tai tilitoimistossa.
Tarkistettava kuukausiajo
Toistuvista maksuista voidaan muodostaa laskuluonnokset, joita käyttäjä tarkistaa ennen varsinaista lähetystä. Tämä vähentää massavirheen riskiä ensimmäisissä ajoissa.
Mitä hallitaan?
Taloyhtiö, huoneistot, maksajat ja maksuvastuut samaan näkymään
KoHessa taloyhtiön laskuttajatiedot, huoneistot, autopaikat ja muut laskutuskohteet voidaan tuoda samaan taloyhtiölaskutuksen kokonaisuuteen. Maksuyksiköihin liitetään maksajat, maksuvastuut, vastikkeet ja viitteet.
Taloyhtiö laskuttajana
Laskulle voidaan tuoda taloyhtiön nimi, y-tunnus, osoite, pankkitili ja muut laskuttajan tiedot. Näin maksunsaaja pysyy taloyhtiönä, vaikka laskutus hoidetaan KoHen kautta.
Huoneistot ja laskutuskohteet
Maksuyksikkö voi tarkoittaa taloyhtiökäytössä huoneistoa, autopaikkaa, varastoa tai muuta kohdetta, johon vastike, vesimaksu tai muu maksu kohdistuu.
Osakkaat ja muut maksajat
Maksajaksi voidaan lisätä osakas, asukas tai muu maksuvastuullinen taho. Sama maksuyksikkö voi liittyä useampaan maksajaan, jos vastuu on jaettu.
Maksuvastuut ja viitteet
Maksuvastuulle voidaan kohdistaa vastiketuotteet, voimassaoloaika ja viitenumero. Pysyvä viite helpottaa maksujen kohdistamista ja kirjanpidon tarkistusta.
Vastiketuotteet ja maksut
Malliin sopivat esimerkiksi hoitovastike, pääomavastike, vesiennakko, vesimaksu, autopaikka, saunamaksu, muu kuukausimaksu tai kertaluonteinen veloitus.
Laskutusjaksot ja eräpäivät
Kuukausilaskutuksessa olennaista on, että laskutusjakso ja eräpäivä näkyvät käyttäjälle ennen laskujen muodostamista sekä laskuluonnoksella.
Hallittu kuukausiajo
Laskuluonnokset ennen varsinaista lähetystä
Toistuvista vastikkeista ja käyttökorvauksista voidaan muodostaa laskuluonnokset. Ennen lähetystä käyttäjä tarkistaa vähintään päämiehen tiedot, pankkitilin, maksuyksikön, maksajan, viitteen, laskurivit, summan, laskutusjakson ja eräpäivän.
Tavoitteena on vähentää manuaalista Excel- tai Word-laskutusta, mutta säilyttää tarkistus ennen massatoimintoja. Ensimmäisissä käyttöönotoissa turvallisin malli on dry-run, laskuluonnokset ja vasta sen jälkeen lähetys.
Hinnasto
Kevyt pakettihinnoittelu pienille taloyhtiöille
Olemme lisänneet taloyhtiölaskutukselle kevyen pakettihinnoittelun. Satunnaiset laskut alkavat Kevyt-paketista, säännöllinen vastikelaskutus Start-paketista ja mittarirekisteri sekä vesimaksujen käsittelyn pohja Taloyhtiö-paketista.
Katso taloyhtiölaskutuksen hinnasto ja arvioi, riittääkö taloyhtiölle kevyt laskutusmalli vai tarvitaanko laajempi käyttöönotto.
Mittarit ja vesimaksut
Mittarilukemat ja vesiennakot voidaan tuoda samaan laskutusmalliin
Taloyhtiöissä vesimaksut voivat perustua asukasmäärään, ennakkoon tai mittarilukemaan. KoHe tukee myös mittarilukemiin perustuvan laskutuksen rakentamista osaksi taloyhtiölaskutusta, jolloin vesiennakot, lukemat ja tasaus voidaan käsitellä hallitusti samassa kokonaisuudessa.
Vesimittarit
Mittarit voidaan mallintaa esimerkiksi kokonaisvesi-, kylmävesi- tai lämminvesimittareina taloyhtiön käytännön mukaan.
Mittarilukemat
Lukemien avulla voidaan rakentaa kulutukseen perustuvan laskutuksen pohja. Käyttöönotossa tarkistetaan, mitä tietoja taloyhtiö tarvitsee ja miten lukemat kerätään.
Hintajaksot
Veden hinta voi muuttua muulloinkin kuin vuodenvaihteessa. Siksi mittarilaskutuksessa on tärkeää, että hintajakso ja lukemajakso käsitellään näkyvästi.
Ennakot ja tasaus
Vesiennakkojen ja toteutuneen kulutuksen tasausta voidaan suunnitella osaksi samaa prosessia. Ensimmäisissä käyttöönotoissa tasaus kannattaa tarkistaa erillisenä vaiheena ennen laskutusta.
Omistajanvaihdokset
Maksuvastuun voimassaoloaika ratkaisee, kenelle lasku kuuluu
Omistajanvaihdoksessa olennaista on, että vanhan maksajan vastuu päättyy oikeaan päivään ja uuden maksajan vastuu alkaa oikeasta päivästä. KoHe auttaa tuomaan maksuvastuut näkyviksi valitulle laskutusjaksolle.
Jos vastuu vaihtuu kesken jakson, tilanne pitää käsitellä hallitusti. Epäselvät omistajanvaihdokset ja vanhat vastikerästit on aina tarkistettava erikseen. Uuden osakkaan mahdollinen lakisääteinen vastuu edellisen osakkaan maksamattomista vastikkeista ei ole tavallinen kuukausivastike eikä sitä pidä muodostaa automaattisesti ilman erillistä tarkistusta.
Mitä KoHe ei ole?
Kevyt laskutustyökalu, ei täysi isännöintijärjestelmä
Rehellinen rajaus auttaa valitsemaan oikean työkalun. KoHe sopii vastikelaskutuksen ja rekisterien hallintaan kevyemmässä mallissa, mutta se ei korvaa kaikkia isännöinnin tehtäviä.
Ei täysi isännöintijärjestelmä
KoHe ei korvaa yhtiökokousten, kunnossapidon, sopimushallinnan tai täyden isännöintijärjestelmän reskontra- ja hallintakokonaisuutta.
Ei juridinen päätöksentekijä
KoHe ei tee juridisia päätöksiä omistajanvaihdoksista, vastikerästeistä tai perintätoimista. Epäselvät tilanteet pitää tarkistaa taloyhtiön aineistosta ja tarvittaessa asiantuntijalta.
Ei automaattinen rästien siirto
Vanhan osakkaan avoimia vastikkeita ei pidä siirtää automaattisesti uudelle osakkaalle normaalina kuukausivastikkeena.
Ei kirjanpidon korvaaja
KoHe voi tukea laskutus- ja maksuaineiston hallintaa, mutta varsinainen kirjanpito voidaan tehdä erillisessä kirjanpitojärjestelmässä tai tilitoimistossa.
Käyttöönotto
Taloyhtiön vastikelaskutus rakennetaan vaiheittain
Ensimmäinen käyttöönottokierros kannattaa tehdä rauhallisesti: ensin perustiedot, sitten dry-run, sen jälkeen laskuluonnokset ja vasta tarkistusten jälkeen lähetys.
1. Taloyhtiö ja pankkitili
Lisätään taloyhtiön laskuttajatiedot, y-tunnus, osoite, laskuttajan nimi ja taloyhtiön oma pankkitili.
2. Huoneistot ja maksajat
Luodaan maksuyksiköt eli huoneistot tai laskutuskohteet sekä osakkaat tai muut maksajat.
3. Vastiketuotteet ja vastuut
Määritellään vastikelajit, hinnat, määrät, maksuvastuut, voimassaoloajat ja viitteet.
4. Jakso, eräpäivä ja esikatselu
Valitaan laskutusjakso, tarkistetaan eräpäivä ja muodostetaan dry-run tai esikatselu ilman lähetystä.
5. Laskuluonnosten tarkistus
Tarkistetaan huoneisto, maksaja, viite, laskurivit, summa, vastaanottaja ja mahdolliset varoitukset.
6. Lähetys vasta hyväksynnän jälkeen
Laskut lähetetään vasta, kun aineisto on tarkistettu ja käyttäjä hyväksyy varsinaisen laskutusvaiheen.
Usein kysyttyä
Taloyhtiön vastikelaskutus käytännössä
Voiko KoHella tehdä taloyhtiön vastikelaskutuksen?
Kyllä. KoHessa voidaan hallita taloyhtiön laskuttajatietoja, huoneistoja tai muita laskutuskohteita maksuyksikköinä, maksajia, maksuvastuita, vastiketuotteita, pysyviä viitteitä ja tarkistettavia kuukausilaskuja.
Sopiiko KoHe taloyhtiölle ilman isännöitsijää?
Kyllä, jos tavoitteena on hallittu laskutus- ja rekisterityökalu eikä täysi isännöintijärjestelmä. KoHe sopii erityisesti tilanteeseen, jossa hallitus tai rahastonhoitaja hoitaa vastikelaskutusta itse.
Korvaako KoHe isännöintijärjestelmän?
Ei. KoHe ei ole täysi isännöintijärjestelmä, perintäjärjestelmä tai automaattinen vastikerästien ratkaisija, vaan kevyt laskutus- ja asiakasrekisterityökalu vastikelaskutuksen, maksuyksiköiden, maksajien ja laskuluonnosten hallintaan.
KoHe vastikelaskutukseen
Katsotaan, sopiiko KoHe taloyhtiön vastikelaskutukseen
Kerro lyhyesti, montako huoneistoa taloyhtiössä on ja mitä maksuja laskutatte kuukausittain. Katsotaan, miten vastikelaskutus, pysyvät viitteet, laskutusjaksot ja tarkistettava kuukausilaskutus voitaisiin mallintaa KoHessa ilman raskasta isännöintijärjestelmää.
