Asiakasrekisteri
Miten valita asiakasrekisteri pienelle palveluyritykselle?
Pienen palveluyrityksen asiakasrekisterin ei tarvitse olla raskas järjestelmä. Sen pitää ennen kaikkea auttaa löytämään asiakkaan tiedot, käynnit, yhteydenotot, muistiinpanot ja laskutukseen liittyvät asiat silloin, kun niitä tarvitaan.
Aloita arjen tarpeesta, älä ominaisuuslistasta
Asiakasrekisteriä valitessa kannattaa ensin miettiä, missä tieto tällä hetkellä on. Ovatko asiakkaan yhteystiedot puhelimessa, käyntimuistiinpanot vihkossa, laskut laskutusohjelmassa ja varaukset kalenterissa? Jos näin on, ongelma ei yleensä ole yksi yksittäinen työkalu, vaan se, että kokonaiskuva puuttuu.
Hyvä asiakasrekisteri kokoaa tärkeimmät tiedot yhteen näkymään. Käyttäjän ei tarvitse muistaa, mistä viimeksi sovittiin tai mihin tiedostoon lisätieto jäi.
Mitä tietoja asiakasrekisterissä pitäisi olla?
Pienelle palveluyritykselle tärkeintä on, että asiakastiedot tukevat oikeaa työtä. Pelkkä nimi ja puhelinnumero harvoin riittävät, jos asiakkaalla on toistuvia käyntejä tai sovittuja palveluja.
- asiakkaan yhteystiedot ja laskutustiedot
- käyntihistoria ja tulevat varaukset
- muistiinpanot ja asiakkaan kanssa sovitut asiat
- laskut, maksut ja mahdolliset avoimet asiat
- palvelupaketit, sarjakortit ja lahjakortit, jos niitä käytetään
Helppokäyttöisyys ratkaisee paljon
Asiakasrekisteristä ei ole hyötyä, jos sen käyttö tuntuu liian monimutkaiselta. Pienessä yrityksessä järjestelmän pitää sopia arkeen ilman erillistä projektia: asiakas löytyy nopeasti, uusi tieto tallentuu selkeästi ja laskutukseen liittyvät asiat pysyvät mukana samassa kokonaisuudessa.
Kannattaa myös tarkistaa, että oikeudet voidaan rajata järkevästi. Kaikkien käyttäjien ei tarvitse nähdä kaikkea, mutta työn kannalta tarpeelliset tiedot pitää löytyä ilman turhaa säätöä.
Milloin pelkkä taulukko ei enää riitä?
Excel tai Google Sheets voi toimia alkuvaiheessa hyvin. Rajat tulevat vastaan, kun asiakkaiden määrä kasvaa, useampi henkilö käyttää samoja tietoja tai asiakkaan historia pitää nähdä nopeasti palvelutilanteessa.
Viimeistään silloin asiakasrekisterin kannattaa tukea myös kirjauksia, laskutusta ja palvelujen seurantaa. Näin tieto ei jää irralliseksi eikä samaa asiaa tarvitse kirjata useaan paikkaan.
Miten KoHe lähestyy asiakasrekisteriä?
KoHe on rakennettu palveluyrityksen näkökulmasta. Ajatuksena on, että asiakkaat, käynnit, kirjaukset, laskutus ja palvelumyynti löytyvät samasta kokonaisuudesta. Hoito- ja terveyspuolen tiedot voidaan pitää kurinalaisina, mutta palvelupuolella voidaan hallita myös lahjakortteja, paketteja ja muuta arjen myyntiä.