Työaika ja laskutus
Työajanseuranta ja B2B-laskutus: miksi pelkkä tuntikirjaus ei aina riitä?
Työajan kirjaaminen on helppoa niin kauan kuin riittää, että merkataan tunnit talteen. B2B-palveluyrityksessä kysymys on usein laajempi: kenelle työ tehtiin, onko se laskutettavaa, kuuluuko se sopimukseen ja millä hinnalla se pitäisi lopulta laskuttaa.
Tunnit eivät yksin kerro koko tarinaa
Jos työaika kirjataan vain päivämääränä ja tuntimääränä, laskutusvaiheessa alkaa helposti selvittely. Sama tunti voi olla laskutettavaa työtä, sopimukseen sisältyvää palvelua, sisäistä työtä tai asiakkaan kiintiöön kuuluvaa aikaa.
Siksi työajanseurannan kannattaa tuntea asiakasyritys ja sen laskutusasetukset. Tuntikirjauksen pitäisi jo syntyessään tietää, mitä asiakasta se koskee ja miten se vaikuttaa laskutukseen.
Asiakasyrityksen perustiedot ovat laskutuksen selkäranka
B2B-laskutuksessa asiakkaan nimi ei vielä riitä. Tarvitaan usein y-tunnus, laskutustapa, oletustuntihinta, kustannuspaikka ja tieto siitä, mikä työ on oletuksena laskutettavaa.
Jos nämä tiedot ovat erillisessä taulukossa, ne unohtuvat helposti tai päivittyvät vain osaan paikoista. Kun asiakas- ja laskutustiedot ovat master-datana yhdessä järjestelmässä, myös työajanseuranta voi käyttää samoja tietoja ilman kopiointia.
Kiintiöt tekevät sopimustyöstä näkyvämpää
Monessa palvelusopimuksessa on sovittu esimerkiksi tietty määrä asiakaspalvelutunteja kuukaudessa tai kokoustunteja vuodessa. Jos niitä seurataan käsin, ylitykset huomataan usein vasta jälkikäteen.
Kun kiintiöt ovat mukana asiakasyrityksen tiedoissa, järjestelmä voi näyttää ajoissa, milloin sovittu määrä alkaa täyttyä. Se helpottaa sekä omaa työtä että asiakkaan kanssa käytävää keskustelua.
Mitä hyvä työaika- ja laskutuspolku sisältää?
- asiakasyrityksen valinnan jokaiselle työaikakirjaukselle
- tiedon siitä, onko työ laskutettavaa vai sopimukseen kuuluvaa
- oletustuntihinnan ja laskutustavan
- kuukausi- ja vuosikiintiöiden seurannan
- raportin, josta laskutus voidaan tehdä ilman käsin kokoamista
KoHen tavoite B2B-palveluissa
KoHessa asiakas- ja laskutustiedot pidetään master-datana yhdessä paikassa. Operatiivinen inbox tai työajanseuranta voi lukea näitä tietoja käyttöönsä, mutta asiakastiedon totuus ei hajoa moneen järjestelmään.
Ajatus on yksinkertainen: työ kirjataan siellä missä työ tehdään, mutta laskutuksen ja asiakkuuden perustiedot pysyvät hallitussa paikassa.