Työaika ja laskutus
Työajanseuranta ja B2B-laskutus palveluyritykselle
Työajan kirjaaminen on helppoa niin kauan kuin riittää, että tunnit merkitään talteen. B2B-palveluyrityksessä kysymys on usein laajempi: kenelle työ tehtiin, onko se laskutettavaa, kuuluuko se sopimukseen, liittyykö siihen kiintiö ja millä hinnalla se pitäisi lopulta laskuttaa.
Tunnit eivät yksin kerro koko tarinaa
Jos työaika kirjataan vain päivämääränä ja tuntimääränä, laskutusvaiheessa alkaa helposti selvittely. Sama tunti voi olla laskutettavaa työtä, sopimukseen sisältyvää palvelua, sisäistä työtä tai asiakkaan kiintiöön kuuluvaa aikaa.
Siksi työajanseurannan kannattaa tuntea asiakasyritys ja sen laskutusasetukset. Tuntikirjauksen pitäisi jo syntyessään tietää, mitä asiakasta se koskee ja miten se vaikuttaa laskutukseen. Sama perusajatus koskee myös B2B-asiakasrekisteriä.
Asiakasyrityksen perustiedot ovat laskutuksen selkäranka
B2B-laskutuksessa asiakkaan nimi ei vielä riitä. Tarvitaan usein y-tunnus, laskutustapa, oletustuntihinta, kustannuspaikka ja tieto siitä, mikä työ on oletuksena laskutettavaa.
Jos nämä tiedot ovat erillisessä taulukossa, ne unohtuvat helposti tai päivittyvät vain osaan paikoista. Kun asiakas- ja laskutustiedot ovat master-datana yhdessä järjestelmässä, myös työajanseuranta voi käyttää samoja tietoja ilman kopiointia.
Kiintiöt tekevät sopimustyöstä näkyvämpää
Monessa palvelusopimuksessa on sovittu esimerkiksi tietty määrä asiakaspalvelutunteja kuukaudessa tai kokoustunteja vuodessa. Jos niitä seurataan käsin, ylitykset huomataan usein vasta jälkikäteen.
Kun kiintiöt ovat mukana asiakasyrityksen tiedoissa, järjestelmä voi näyttää ajoissa, milloin sovittu määrä alkaa täyttyä. Se helpottaa sekä omaa työtä että asiakkaan kanssa käytävää keskustelua.
Mitä hyvä työaika- ja laskutuspolku sisältää?
- asiakasyrityksen valinnan jokaiselle työaikakirjaukselle
- tiedon siitä, onko työ laskutettavaa vai sopimukseen kuuluvaa
- oletustuntihinnan ja laskutustavan
- kuukausi- ja vuosikiintiöiden seurannan
- raportin, josta laskutus voidaan tehdä ilman käsin kokoamista
KoHen tavoite B2B-palveluissa
KoHessa asiakas- ja laskutustiedot pidetään master-datana yhdessä paikassa. Työajanseuranta voi käyttää samoja tietoja, jolloin asiakasyrityksen perustiedot, sopimukset ja laskutuksen lähtötiedot eivät hajoa moneen järjestelmään.
Ajatus on yksinkertainen: työ kirjataan siellä missä työ tehdään, mutta laskutuksen ja asiakkuuden perustiedot pysyvät hallitussa paikassa.
Jos haluat arvioida, miten työajanseuranta, asiakasyritykset ja B2B-laskutus voisivat toimia samassa kokonaisuudessa, tutustu KoHen asiakasrekisteriin tai kysy pilottipaikkaa.
Usein kysyttyä työajanseurannasta ja B2B-laskutuksesta
Miksi työajanseuranta kannattaa yhdistää B2B-laskutukseen?
Kun työaikarivi liittyy suoraan asiakasyritykseen, sopimukseen ja laskutusasetuksiin, laskutettavia tunteja ei tarvitse koota jälkikäteen erillisistä taulukoista tai muistiinpanoista.
Mitä tietoja B2B-työaikarivillä kannattaa olla?
Työaikarivillä kannattaa olla vähintään asiakasyritys, yhteys sopimukseen, tieto laskutettavuudesta, tuntihinta tai hinnoittelusääntö sekä tarvittaessa kustannuspaikka tai kiintiö.
Milloin pelkkä tuntikirjaus ei riitä?
Pelkkä tuntikirjaus ei yleensä riitä silloin, kun osa työstä kuuluu sopimukseen, osa on erikseen laskutettavaa ja asiakkailla on erilaisia tuntihintoja, kiintiöitä tai kustannuspaikkoja.
