B2B-asiakashallinta
B2B-asiakasrekisteri yrityksille ja taloyhtiöille: mitä sen pitäisi sisältää?
Kun asiakkaana on yritys, taloyhtiö tai muu organisaatio, asiakasrekisteri ei voi olla vain lista nimiä ja sähköpostiosoitteita. Mukaan tulevat sopimukset, laskutustiedot, vastuuhenkilöt, työaika ja usein myös erilaiset palvelukiintiöt.
Organisaatioasiakkaassa on monta tasoa
Kuluttaja-asiakkaan kohdalla riittää usein yksi henkilö ja hänen yhteystietonsa. B2B-asiakkaassa yhteyshenkilöitä voi olla useita: tilaaja, laskutuksen vastaanottaja, käytännön yhteyshenkilö ja päätöksentekijä.
Taloyhtiössä sama asia näkyy esimerkiksi isännöitsijänä, hallituksen puheenjohtajana, huoltoyhtiönä ja laskutusosoitteena. Jos nämä tiedot ovat eri paikoissa, oikean tiedon löytäminen hidastaa nopeasti arkea.
Laskutustiedot kannattaa pitää asiakasrekisterissä
B2B-asiakasrekisterissä laskutuksen perustiedot ovat keskeisiä. Y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskutiedot, oletustuntihinta ja laskutustapa vaikuttavat suoraan siihen, miten työstä saadaan lasku.
Kun nämä tiedot ovat samassa paikassa kuin asiakkuuden muu historia, laskutusta ei tarvitse rakentaa erillisistä muistioista tai vanhoista sähköposteista.
Työaika ja palvelusopimus liittyvät samaan kokonaisuuteen
Monessa B2B-palvelussa työ kirjataan tuntityönä, mutta osa työstä voi sisältyä sopimukseen. Asiakkaalla voi olla kuukausittainen palvelukiintiö, vuosittainen kokouskiintiö tai erillisiä kustannuspaikkoja.
Hyvä asiakasrekisteri ei vain säilytä tietoa, vaan auttaa käyttämään sitä. Kun työaikakirjaus tehdään, järjestelmän pitäisi tietää, mikä asiakas on kyseessä ja miten työ liittyy laskutukseen.
Mitä B2B-asiakasrekisteriin kannattaa tallentaa?
- asiakasorganisaation nimi ja y-tunnus
- yhteyshenkilöt ja heidän roolinsa
- laskutusosoitteet ja oletuslaskutustapa
- tuntihinnat, palvelukiintiöt ja kustannuspaikat
- asiakkuuden tila ja tärkeät muistiinpanot
- suojatut dokumenttilähetykset ja niihin liittyvä historia
KoHe rakentuu asiakastyön ympärille
KoHen B2B-ajattelussa asiakasrekisteri toimii perustana, jota muut työkalut voivat käyttää. Työajanseuranta, laskutus ja suojatut lähetykset voivat liittyä samaan asiakasorganisaatioon ilman, että tieto kopioidaan käsin eri paikkoihin.
Lopputulos on arkinen, mutta tärkeä: kun asiakas soittaa tai laskutus pitää tehdä, tieto löytyy samasta paikasta.