B2B-asiakashallinta
B2B-asiakasrekisteri yrityksille ja taloyhtiöille: mitä sen pitäisi sisältää?
Kun asiakkaana on yritys, taloyhtiö tai muu organisaatio, asiakasrekisteri ei voi olla vain lista nimiä ja sähköpostiosoitteita. Mukaan tulevat sopimukset, laskutustiedot, vastuuhenkilöt, työaika ja usein myös erilaiset palvelukiintiöt.
Organisaatioasiakkaassa on monta tasoa
Kuluttaja-asiakkaan kohdalla riittää usein yksi henkilö ja hänen yhteystietonsa. B2B-asiakkaassa yhteyshenkilöitä voi olla useita: tilaaja, laskutuksen vastaanottaja, käytännön yhteyshenkilö ja päätöksentekijä.
Taloyhtiössä sama asia näkyy esimerkiksi isännöitsijänä, hallituksen puheenjohtajana, huoltoyhtiönä ja laskutusosoitteena. Jos nämä tiedot ovat eri paikoissa, oikean tiedon löytäminen hidastaa nopeasti arkea. Siksi B2B-käytössä asiakasrekisterin pitää tukea sekä organisaatiota että sen yhteyshenkilöitä.
Laskutustiedot kannattaa pitää asiakasrekisterissä
B2B-asiakasrekisterissä laskutuksen perustiedot ovat keskeisiä. Y-tunnus, laskutusosoite, verkkolaskutiedot, oletustuntihinta ja laskutustapa vaikuttavat suoraan siihen, miten työstä saadaan lasku.
Kun nämä tiedot ovat samassa paikassa kuin asiakkuuden muu historia, laskutusta ei tarvitse rakentaa erillisistä muistioista tai vanhoista sähköposteista. Sama perusajatus näkyy myös KoHen laskutusominaisuuksissa.
Työaika ja palvelusopimus liittyvät samaan kokonaisuuteen
Monessa B2B-palvelussa työ kirjataan tuntityönä, mutta osa työstä voi sisältyä sopimukseen. Asiakkaalla voi olla kuukausittainen palvelukiintiö, vuosittainen kokouskiintiö, sovittu tuntihinta tai erillisiä kustannuspaikkoja. Tällöin asiakasrekisteri ei ole vain yhteystietoluettelo, vaan osa laskutuksen valmistelua.
Hyvä asiakasrekisteri ei vain säilytä tietoa, vaan auttaa käyttämään sitä. Kun työaikakirjaus tehdään, järjestelmän pitäisi tietää, mikä asiakas on kyseessä ja miten työ liittyy laskutukseen. Aiheeseen liittyy myös artikkeli työajanseurannasta ja B2B-laskutuksesta.
Mitä B2B-asiakasrekisteriin kannattaa tallentaa?
- asiakasorganisaation nimi ja y-tunnus
- yhteyshenkilöt ja heidän roolinsa
- laskutusosoitteet ja oletuslaskutustapa
- tuntihinnat, palvelukiintiöt ja kustannuspaikat
- asiakkuuden tila ja tärkeät muistiinpanot
- suojatut dokumenttilähetykset ja niihin liittyvä historia
KoHe rakentuu asiakasyrityksen ja laskutettavan työn ympärille
KoHen B2B-käytössä asiakasrekisteri toimii perustana, jota muut työkalut voivat käyttää. Työajanseuranta, laskutus ja suojatut lähetykset voivat liittyä samaan asiakasorganisaatioon ilman, että tieto kopioidaan käsin eri paikkoihin. Näin yhteyshenkilöt, sopimukset, työaikarivit ja laskutuksen perustiedot pysyvät samassa asiakkuuden näkymässä.
Lopputulos on arkinen, mutta tärkeä: kun asiakas soittaa, sopimuksen sisältö pitää tarkistaa tai laskutus pitää tehdä, tarvittava tieto löytyy samasta paikasta.
Jos haluat nähdä, miten B2B-asiakasrekisteri, työaikarivit ja laskutus voisivat toimia omassa yrityksessäsi, kysy pilottipaikkaa. Jos tarpeena on erityisesti luottamuksellisten dokumenttien jakaminen, tutustu myös suojattuihin lähetyksiin.
