Asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri Excelissä vai järjestelmässä?

Moni pieni yritys aloittaa asiakasrekisterin Excelissä tai Google Sheetsissä. Se on ymmärrettävää: taulukko on tuttu, nopea ja aluksi riittävän joustava. Jossain vaiheessa sama vahvuus muuttuu kuitenkin ongelmaksi.

Taulukko toimii, kun tiedon määrä on pieni

Excel on hyvä apuväline silloin, kun asiakkaita on vähän ja tietoja päivittää yksi ihminen. Nimi, puhelinnumero, sähköposti ja lyhyt huomio mahtuvat taulukkoon helposti.

Alussa tärkeintä on saada tieto talteen. Jos vaihtoehto on paperilappu, sähköpostiketju tai muistinvarainen lista, taulukko on usein parempi kuin ei mitään.

Ongelmat alkavat, kun asiakkuuteen liittyy historiaa

Palveluyrityksessä asiakasrekisteri ei ole pelkkä osoitekirja. Asiakkaaseen voi liittyä käyntihistoriaa, muistiinpanoja, laskuja, maksutietoja, lahjakortteja, palvelupaketteja ja sovittuja asioita.

Taulukossa tämä alkaa näkyä lisäsarakkeina, välilehtinä ja värikoodeina. Hetken päästä vain tekijä itse muistaa, mitä mikäkin merkintä tarkoittaa. Jos työhön tulee toinen käyttäjä, kokonaisuus käy nopeasti epäselväksi.

Järjestelmä auttaa yhdistämään tiedot

Varsinainen asiakasrekisteri kokoaa asiakkaan perustiedot, käyntihistorian, muistiinpanot ja laskutuksen samaan näkymään. Käyttäjän ei tarvitse avata erikseen kalenteria, taulukkoa ja laskutusohjelmaa nähdäkseen asiakkaan tilanteen.

Tämä ei tarkoita, että järjestelmän pitäisi olla raskas. Pienelle palveluyritykselle tärkeintä on selkeä perustyökalu, jossa arjen tieto löytyy ilman teknistä säätöä.

Tietosuoja ja käyttöoikeudet ovat vaikeita taulukossa

Taulukossa on hankala hallita, kuka näkee mitäkin tietoa, kuka teki muutoksen ja milloin tieto on viimeksi päivitetty. Jos taulukkoa jaetaan sähköpostilla tai kopioidaan eri laitteille, versioita voi syntyä useita.

Asiakastiedoissa tämä on riski. Järjestelmässä käyttöoikeudet, kirjautuminen, lokit ja tietojen hallinta voidaan rakentaa selkeämmin. Erityisesti arkaluontoisempien tietojen kohdalla tämä ero on tärkeä.

Milloin on oikea hetki vaihtaa järjestelmään?

Hyvä merkki on se, että taulukkoa joutuu selittämään itselleen tai muille. Jos asiakasta palvellessa pitää tarkistaa tietoja monesta paikasta, jos laskutettavia asioita unohtuu tai jos asiakkaan historia ei näy yhdellä silmäyksellä, järjestelmä alkaa maksaa itseään takaisin ajansäästönä.

KoHe on rakennettu juuri tällaista siirtymää varten: asiakkaat, käynnit, laskutus ja palvelumyynti pysyvät yhdessä ilman, että pienyrityksen arkeen tuodaan liian raskasta toimintamallia.

Jos taulukko alkaa tuntua enemmän muistilistalta kuin asiakasrekisteriltä, tutustu KoHen asiakasrekisteriin.

Usein kysyttyä aiheesta

Voiko Exceliä käyttää asiakasrekisterinä?

Voi, jos asiakkaita on vähän, tietoja käsittelee yksi henkilö ja tiedot eivät ole arkaluontoisia. Kasvavassa palveluyrityksessä taulukko alkaa kuitenkin helposti hajottaa tietoa.

Mikä on järjestelmän etu taulukkoon verrattuna?

Järjestelmä yhdistää asiakkaan tiedot, historian, kirjaukset ja laskutuksen samaan näkymään. Lisäksi käyttöoikeudet ja lokit voidaan hallita paremmin.

Milloin asiakasrekisteri kannattaa ottaa käyttöön?

Viimeistään silloin, kun asiakastiedot, käyntihistoria ja laskutus ovat eri paikoissa. Katso myös opas asiakasrekisterin valintaan.