Asiakastyö

Käyntihistoria palveluyrityksessä

Käyntihistoria on palveluyrityksen muistia. Se kertoo, milloin asiakas on käynyt, mitä tehtiin, mitä sovittiin ja mitä kannattaa huomioida seuraavalla kerralla. Ilman sitä asiakastyö jää helposti muistin ja hajanaisten muistiinpanojen varaan.

Asiakas odottaa, että yritys muistaa olennaisen

Toistuva asiakas ei välttämättä halua selittää kaikkea alusta. Hän odottaa, että yritys tietää ainakin perusasiat: mitä palvelua on tehty, milloin viimeksi ja mitä seuraavaksi sovittiin.

Hyvä käyntihistoria parantaa asiakaskokemusta. Se ei tee palvelusta kylmää tai teknistä, vaan antaa ammattilaiselle paremman pohjan kohdata asiakas.

Käyntihistoria ei ole sama asia kuin kalenterimerkintä

Kalenteri kertoo ajan. Käyntihistoria kertoo, mitä ajalla tapahtui. Palveluyritykselle nämä ovat eri asioita.

Jos kaikki tieto on vain kalenterissa, asiakkaan tilanne jää helposti vajaaksi. Tarvitaan tieto palvelusta, muistiinpanoista, mahdollisista jatkotoimista ja laskutuksesta.

Muistiinpanot ja laskutus liittyvät käynteihin

Käynnistä voi syntyä muistiinpano, lasku, kassamaksu, palvelupaketin käyttökerta tai uusi varaus. Jos nämä tiedot ovat eri paikoissa, asiakkaan kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa.

KoHen asiakasrekisterissä ajatuksena on, että asiakkaan historia löytyy yhdestä näkymästä. Silloin tieto ei jää sähköpostiin, paperille tai erilliseen taulukkoon.

Hoitotyössä käyntihistorialla on erityinen merkitys

Hoito- ja terveyspuolella käyntihistoria liittyy myös kirjauksiin ja tietoturvaan. Tiedon pitää olla löydettävissä, mutta sen käsittelyssä pitää olla selkeät käyttöoikeudet.

KoHessa hoitopuolen tiedot voidaan pitää erillään palvelumyynnistä, jotta arkaluontoisempi tieto ei sekoitu esimerkiksi lahjakortteihin tai kassatoimintoihin.

Käyntihistoria auttaa myös yritystä itseään

Asiakkaan lisäksi käyntihistoria auttaa yritystä näkemään, millaisia palveluja tehdään, ketkä käyvät säännöllisesti ja missä syntyy laskutettavaa työtä.

Kun historia on järjestelmässä, sitä voidaan käyttää asiakastyön tukena ilman, että työntekijän pitää muistaa kaikkea itse.

Jos asiakkaan historia löytyy nyt monesta paikasta, tutustu KoHen asiakasrekisteriin.

Usein kysyttyä aiheesta

Mitä käyntihistoria tarkoittaa?

Käyntihistoria tarkoittaa asiakkaan aiempia palvelutapahtumia, käyntejä, muistiinpanoja ja niihin liittyviä tietoja.

Miksi kalenteri ei riitä käyntihistoriaksi?

Kalenteri kertoo ajan, mutta ei välttämättä sitä, mitä asiakkaan kanssa tehtiin, mitä sovittiin tai miten käynti laskutettiin.

Voiko käyntihistoria liittyä laskutukseen?

Kyllä. Käynnistä voi syntyä lasku, kassamaksu tai palvelupaketin käyttökerta. Katso myös KoHen laskutus.