Sopimuslaskutus

Sopimuslaskutus käytännössä

Sopimuslaskutus on käytännössä tapa hoitaa toistuvat asiakkuudet ilman, että jokaista laskua rakennetaan alusta asti käsin. Se sopii erityisesti B2B-palveluihin, joissa asiakkaalla on sovittu kuukausihinta tai jatkuva palvelusopimus.

Hyvä sopimuslaskutus alkaa sopimuksen sisällöstä

Ensin pitää tietää, mitä asiakkaalle on luvattu. Onko kyse kiinteästä kuukausihinnasta, tuntikiintiöstä, ylläpidosta, palvelupaketista vai näiden yhdistelmästä? Jos sopimuksen sisältö on epäselvä, laskutuskin jää epäselväksi.

Sopimusrivien kannattaa olla järjestelmässä erillisinä riveinä. Tällöin laskulla näkyy selkeästi, mistä asiakas maksaa, eikä kaikki päädy yhdeksi yleiseksi kuukausimaksuksi.

Laskutusrytmi ja eräpäivä pitää sopia etukäteen

Sopimuslaskutuksessa tärkeää on rytmi. Laskutetaanko etukäteen vai jälkikäteen? Lähetetäänkö lasku kuun alussa, puolivälissä vai ennen sovittua eräpäivää? Entä mitä tapahtuu, jos eräpäivä osuu viikonlopulle?

Kun rytmi on tallennettu asiakkaan tietoihin, laskun muodostaminen ei riipu siitä, muistaako joku oikean päivämäärän. Tämä vähentää virheitä ja tekee laskutuksesta tasaisempaa.

Erillisveloitukset kannattaa kerätä sopimuslaskun rinnalle

Sopimus ei aina kata kaikkea. Asiakkaalle voi syntyä lisätöitä, materiaaleja, kokouskuluja tai muita erikseen sovittuja veloituksia. Näille tarvitaan paikka jo ennen laskun muodostamista.

KoHessa erikseen laskutettavat rivit voidaan liittää asiakasyritykseen ja koota myöhemmin laskulle. Näin kuukausisopimus ja lisälaskutus eivät elä erillään toisistaan.

ALV ja laskurivit pitää näyttää ymmärrettävästi

Sopimuslasku on asiakkaalle usein toistuva dokumentti. Siksi sen pitää olla selkeä. Verottomat hinnat, ALV-prosentit, veron osuus ja loppusumma kannattaa näyttää niin, että asiakas näkee laskun rakenteen ilman arvailua.

Jos samalla laskulla on eri verokantoja, ne pitää eritellä. Tämä on tärkeää myös kirjanpidon kannalta.

KoHe sopimuslaskutuksen tukena

KoHen sopimuslaskutus yhdistyy asiakasyrityksen tietoihin, laskutusriveihin ja maksujen seurantaan. Ajatus on, että toistuvat laskut syntyvät valmiista tiedoista, mutta käyttäjä voi silti tarkistaa ja täydentää laskun ennen lähetystä.

Tämä sopii tilanteisiin, joissa halutaan vähentää kuukausittaista käsityötä, mutta säilyttää näkyvyys siihen, mitä asiakkaalta laskutetaan.

Jos sopimuslaskutus rakentuu nyt vanhojen laskujen kopioinnista, kannattaa katsoa KoHen sopimuslaskutuksen perusmalli.

Usein kysyttyä aiheesta

Mitä eroa on sopimuslaskutuksella ja kuukausilaskutuksella?

Kuukausilaskutus kuvaa laskutuksen rytmiä. Sopimuslaskutus kuvaa sitä, että lasku perustuu asiakkaan kanssa sovittuun jatkuvaan sopimukseen.

Voiko sopimuslaskun tarkistaa ennen lähetystä?

Käytännössä se on suositeltavaa. Automaation tarkoitus on vähentää käsityötä, mutta laskun sisällön pitää olla käyttäjän tarkistettavissa.

Voiko samalla asiakkaalla olla sopimuslasku ja tuntityötä?

Kyllä. Tuntityö voidaan kirjata erikseen ja koota laskulle sopimuksen rinnalle. Lue lisää työajanseurannasta.