Suojatut lähetykset

Suojattu tiedoston lähetys yritykselle: milloin tavallinen liite ei riitä?

Monessa yrityksessä tiedostoja lähetetään edelleen sähköpostin liitteinä, koska se on nopeaa ja tuttua. Se toimii hyvin tavallisissa asioissa. Kun tiedostossa on asiakas-, laskutus-, sopimus- tai henkilötietoja, suojattu tiedoston lähetys voi olla selkeämpi tapa toimittaa aineisto vastaanottajalle.

Sähköpostiliite on helppo, mutta sitä on vaikea hallita

Tavallinen sähköpostiliite jää vastaanottajan postilaatikkoon, mahdollisiin välityksiin ja usein myös eri laitteiden paikallisiin kopioihin. Lähettäjän näkökulmasta on vaikea tietää, onko tiedosto avattu, kuka sen avasi ja pitäisikö pääsy siihen voida katkaista.

Kaikkea ei tarvitse suojata raskaasti. Mutta jos tiedosto liittyy asiakkaaseen, laskutukseen, sopimukseen tai muuhun ei-julkiseen asiaan, kertakäyttöinen linkki on usein parempi tapa kuin pysyvä liite.

Miten suojattu lähetys toimii käytännössä?

Suojatussa lähetyksessä tiedostoa ei lähetetä suoraan liitteenä. Vastaanottaja saa linkin, jonka kautta tiedoston voi avata. Avaaminen varmistetaan erillisellä vahvistuskoodilla, joka lähetetään samaan sähköpostiosoitteeseen.

Hyvässä mallissa linkki toimii vain kerran, sillä on selkeä voimassaoloaika ja lähettäjä näkee, onko tiedosto vielä avaamatta, avattu, vanhentunut tai peruttu.

Mitä hyötyä tästä on yritykselle?

• Tiedostoa ei tarvitse lähettää avoimena sähköpostiliitteenä.
• Vastaanottajan avaaminen voidaan varmistaa vahvistuskoodilla.
• Lähetykselle voidaan antaa voimassaoloaika.
• Avaamaton linkki voidaan perua tarvittaessa.
• Lähetyksistä jää selkeä historia myöhempää tarkistusta varten.

Suojattu lähetys ei ole vain sote-asia

Tiedostojen turvallinen toimittaminen yhdistetään helposti terveydenhuoltoon, mutta tarve on paljon laajempi. Samaa mallia voi hyödyntää esimerkiksi taloyhtiöiden, tilitoimistojen, konsulttien, huoltoyhtiöiden ja muiden B2B-palveluyritysten arjessa.

Kyse ei ole näyttävästä teknologiasta, vaan käytännön kontrollista: tiedosto lähtee oikealle ihmiselle, se avataan hallitusti ja lähettäjä näkee mitä tapahtui.

KoHessa suojattu lähetys on osa asiakastyötä

KoHessa suojattu lähetys liittyy samaan kokonaisuuteen kuin asiakasrekisteri, laskutus ja B2B-asiakkaiden hallinta. Tavoitteena on, että tiedostojen lähetys ei jää irralliseksi työkaluksi, vaan näkyy samassa arjessa missä asiakkuuksia ja laskutusta muutenkin hoidetaan.

Tutustu tarkemmin KoHen suojattuihin lähetyksiin tai kysy pilottipaikkaa, jos haluat nähdä miten tiedostojen lähetys voisi toimia omassa yrityksessäsi.

Usein kysyttyä suojatusta tiedoston lähetyksestä

Milloin tiedosto kannattaa lähettää suojattuna linkkinä?

Suojattu linkki on perusteltu silloin, kun tiedosto sisältää asiakas-, laskutus-, sopimus- tai henkilötietoja eikä sitä haluta jättää pysyväksi sähköpostiliitteeksi vastaanottajan postilaatikkoon.

Miten vahvistuskoodi auttaa tiedoston lähetyksessä?

Vahvistuskoodi auttaa varmistamaan, että vastaanottaja pääsee avaamaan tiedoston hallitusti. Se ei yksin ratkaise kaikkea tietoturvaa, mutta parantaa lähetyksen kontrollia verrattuna tavalliseen liitteeseen.

Sopiiko suojattu tiedoston lähetys myös muille kuin sote-yrityksille?

Kyllä. Suojattu tiedoston lähetys sopii myös esimerkiksi taloyhtiöille, tilitoimistoille, konsulteille ja muille B2B-palveluyrityksille, jotka käsittelevät luottamuksellisia asiakirjoja.