Suojatut lähetykset
Suojattu tiedoston lähetys yrityksessä: milloin tavallinen liite ei riitä?
Monessa yrityksessä tiedostoja lähetetään edelleen sähköpostin liitteinä, koska se on nopeaa ja tuttua. Se toimii hyvin tavallisissa asioissa. Kun tiedostossa on asiakas-, laskutus- tai henkilötietoja, kannattaa kuitenkin pysähtyä hetkeksi miettimään, miten tiedosto oikeasti kulkee vastaanottajalle.
Sähköpostiliite on helppo, mutta sitä on vaikea hallita
Tavallinen sähköpostiliite jää vastaanottajan postilaatikkoon, mahdollisiin välityksiin ja usein myös eri laitteiden paikallisiin kopioihin. Lähettäjän näkökulmasta on vaikea tietää, onko tiedosto avattu, kuka sen avasi ja pitäisikö pääsy siihen voida katkaista.
Kaikkea ei tarvitse suojata raskaasti. Mutta jos tiedosto liittyy asiakkaaseen, laskutukseen, sopimukseen tai muuhun ei-julkiseen asiaan, kertakäyttöinen linkki on usein parempi tapa kuin pysyvä liite.
Miten suojattu lähetys toimii käytännössä?
Suojatussa lähetyksessä tiedostoa ei lähetetä suoraan liitteenä. Vastaanottaja saa linkin, jonka kautta tiedoston voi avata. Avaaminen varmistetaan erillisellä vahvistuskoodilla, joka lähetetään samaan sähköpostiosoitteeseen.
Hyvässä mallissa linkki toimii vain kerran, sillä on selkeä voimassaoloaika ja lähettäjä näkee, onko tiedosto vielä avaamatta, avattu, vanhentunut tai peruttu.
Mitä hyötyä tästä on yritykselle?
- Tiedostoa ei tarvitse lähettää avoimena sähköpostiliitteenä.
- Vastaanottajan avaaminen voidaan varmistaa vahvistuskoodilla.
- Lähetykselle voidaan antaa voimassaoloaika.
- Avaamaton linkki voidaan perua tarvittaessa.
- Lähetyksistä jää selkeä historia myöhempää tarkistusta varten.
Suojattu lähetys ei ole vain sote-asia
Tiedostojen turvallinen toimittaminen yhdistetään helposti terveydenhuoltoon, mutta tarve on paljon laajempi. Samaa mallia voi hyödyntää esimerkiksi taloyhtiöiden, tilitoimistojen, konsulttien, huoltoyhtiöiden ja muiden B2B-palveluyritysten arjessa.
Kyse ei ole näyttävästä teknologiasta, vaan käytännön kontrollista: tiedosto lähtee oikealle ihmiselle, se avataan hallitusti ja lähettäjä näkee mitä tapahtui.
KoHessa suojattu lähetys on osa asiakastyötä
KoHessa suojattu lähetys liittyy samaan kokonaisuuteen kuin asiakasrekisteri, laskutus ja B2B-asiakkaiden hallinta. Tavoitteena on, että tiedostojen lähetys ei jää irralliseksi työkaluksi, vaan näkyy samassa arjessa missä asiakkuuksia ja laskutusta muutenkin hoidetaan.