Laskutus

Kuukausilaskutus palveluyrityksessä

Kuukausilaskutus kuulostaa yksinkertaiselta: sama asiakas, sama lasku, sama rytmi. Käytännössä palveluyrityksen arjessa siihen liittyy usein sopimuksia, erikseen laskutettavia töitä, muuttuvia yhteyshenkilöitä, ALV-käsittelyä ja maksujen seurantaa.

Miksi kuukausilaskutus kannattaa erottaa kertalaskuista

Kertalasku syntyy yleensä yksittäisestä työstä, käynnistä tai palvelusta. Kuukausilaskutus taas perustuu jatkuvaan asiakkuuteen. Siksi sitä ei kannata hoitaa pelkkänä kopiona edellisestä laskusta, vaikka se alkuvaiheessa tuntuisikin nopealta.

Kun asiakkaalla on sopimus, laskulla pitää näkyä sovittu sisältö, oikea laskutusjakso, eräpäivä ja mahdolliset lisätyöt. Jos nämä kerätään muistilapuilta tai taulukosta, virheiden riski kasvaa nopeasti.

Sopimus, asiakasyritys ja laskutettavat rivit kuuluvat yhteen

Hyvä kuukausilaskutus alkaa asiakasyrityksen tiedoista. Laskutustapa, maksuehto, sopimusrivit, pysyvä viite ja laskun vastaanottajat kannattaa tallentaa asiakkuuden yhteyteen. Silloin laskun muodostaminen ei ole joka kuukausi uusi pieni projekti.

KoHessa tätä kokonaisuutta tukevat B2B asiakasrekisteri ja sopimuslaskutus. Asiakasyritykselle voidaan pitää tallessa sekä sopimuksen perustiedot että erilliset laskutettavat tapahtumat.

Erillisveloitukset eivät saa kadota kuukausilaskun rinnalta

Monessa palveluyrityksessä kiinteä kuukausihinta kattaa vain osan työstä. Sen lisäksi voi syntyä lisätöitä, kokousvalmisteluja, postituksia, materiaalikuluja tai muuta erikseen laskutettavaa.

Jos erillisveloitukset kirjataan eri paikkaan kuin sopimuslaskutus, ne unohtuvat helposti. Siksi työaika, lisärivit ja sopimuslasku kannattaa koota samaan laskutuspolkuun. Tällöin kuukauden lopussa voidaan nähdä, mitä kuuluu sopimukseen ja mitä laskutetaan erikseen.

Maksujen seuranta on osa kuukausilaskutusta

Kuukausilaskutus ei pääty laskun lähettämiseen. Maksun saapuminen, viivästykset, muistutusmaksut ja viivästyskorko ovat osa samaa prosessia. Kun laskut toistuvat kuukausittain, myös maksujen seurannasta pitää tulla rutiini.

Pysyvä viite helpottaa maksujen kohdistamista ja kirjanpidon työtä. Jos sama asiakas maksaa joka kuukausi samalla viitteellä, maksut löytyvät helpommin ja käsin tehtävä selvittely vähenee.

Miten KoHe tukee kuukausilaskutusta

KoHen ajatus on, että asiakasyrityksen perustiedot, sopimukset, työaika ja laskutus eivät ole erillisiä saarekkeita. Kun tiedot ovat samassa järjestelmässä, kuukausilasku voidaan muodostaa valmiista aineistosta eikä muistista.

Kuukausilaskutusta voi käyttää esimerkiksi hallinnollisissa palveluissa, asiakaspalvelusopimuksissa, taloyhtiöiden palveluissa, ylläpidossa ja muissa jatkuvissa B2B-asiakkuuksissa.

Jos kuukausilaskutus vie joka kuukausi aikaa taulukoissa ja vanhoja laskuja kopioiden, tutustu KoHen sopimuslaskutukseen tai kysy pilottipaikkaa.

Usein kysyttyä aiheesta

Mitä kuukausilaskutus tarkoittaa palveluyrityksessä?

Kuukausilaskutus tarkoittaa toistuvaa laskutusta, jossa asiakkaalle lähetetään sovitun rytmin mukaan lasku esimerkiksi kuukausisopimuksesta, ylläpidosta tai jatkuvasta palvelusta.

Voiko kuukausilaskulle lisätä erikseen laskutettavia töitä?

Kyllä. Erillisveloitukset voidaan koota esimerkiksi työaikakirjauksista tai käsin lisättävistä riveistä. Lue lisää B2B-työajanseurannasta.

Miksi pysyvä viite on hyödyllinen kuukausilaskuissa?

Pysyvä viite auttaa kohdistamaan maksut oikein ja vähentää kirjanpidon käsityötä, kun sama asiakas maksaa toistuvat laskut samalla viitteellä.