Työajanseuranta

Työaika suoraan laskulle

Työajanseuranta muuttuu oikeasti hyödylliseksi vasta silloin, kun kirjattu työ johtaa tarvittaessa laskutukseen. Muuten tuntikirjaus jää helposti erilliseksi listaksi, jota joku joutuu kuukauden lopussa tulkitsemaan.

Tuntien määrä ei yksin riitä laskutukseen

Laskua varten ei riitä tieto siitä, että työtä tehtiin kaksi tuntia. Tarvitaan myös asiakas, työn kuvaus, laskutuskäsittely, hinta, ALV ja mahdollinen laskulle tulostuva teksti.

Jos nämä tiedot puuttuvat, laskutusta tekevä henkilö joutuu kysymään jälkikäteen, mitä työ koski ja saako sen laskuttaa. Se vie aikaa ja lisää virheiden mahdollisuutta.

Työ voi olla laskutettavaa, sopimukseen kuuluvaa tai sisäistä

Kaikki työaika ei mene laskulle. Osa työstä voi kuulua kuukausisopimukseen, osa voi olla erikseen laskutettavaa ja osa sisäistä työtä. Hyvä työaikakirjaus kertoo tämän jo kirjaushetkellä.

Tällöin laskutettavat rivit voidaan poimia laskulle ilman, että kuukauden lopussa käydään läpi kaikki tunnit yksi kerrallaan.

Kiinteähintaiset rivit kuuluvat samaan kokonaisuuteen

Kaikki laskutettava työ ei perustu tunteihin. Kokousvalmistelu, postitus, asiakirjan käsittely tai muu sovittu palvelu voi olla kiinteähintainen. Siksi työaikakirjauksen yhteydessä kannattaa pystyä lisäämään myös erillisiä laskurivejä.

Tämä auttaa erityisesti B2B-palveluissa, joissa samaan tehtävään voi liittyä sekä tuntityötä että muita kuluja.

Laskulle näkyvän tekstin pitää olla asiakaslähtöinen

Sisäinen työkuvaus voi olla eri asia kuin laskulle tuleva teksti. Laskulla asiakkaan pitää ymmärtää, mistä veloitus syntyy. Siksi rivitekstin muokkaaminen on tärkeä osa työajan viemistä laskulle.

Hyvä laskurivi on riittävän tarkka, mutta ei liian pitkä. Se kertoo työn sisällön ilman sisäistä sanastoa.

KoHe yhdistää työajan ja laskutuksen

KoHessa työaika voidaan kirjata asiakasyritykselle ja käsitellä sen mukaan, kuuluuko se sopimukseen vai laskutetaanko se erikseen. Laskutettavat työt voidaan koota myöhemmin laskuluonnokselle.

Jos työ liittyy jatkuvaan asiakkuuteen, tutustu myös B2B-työajanseurantaan ja sopimuslaskutukseen.

Jos työaika ja laskutus elävät eri paikoissa, katso miten KoHen työajanseuranta voi yhdistyä laskutukseen.

Usein kysyttyä aiheesta

Voiko työaikarivistä tehdä laskurivin?

Kyllä. Kun työaikariville tallennetaan asiakas, laskutuskäsittely, hinta ja kuvaus, siitä voidaan muodostaa laskutettava rivi.

Voiko työaikaan liittyä kiinteähintainen lisärivi?

Kyllä. Kaikki laskutus ei perustu tunteihin, joten kiinteähintaiset lisärivit kannattaa pitää samassa koonnissa.

Miksi laskulle tulostuva teksti pitää erottaa sisäisestä kuvauksesta?

Sisäinen kuvaus voi olla työn tekijälle tarkoitettu. Laskulle tulevan tekstin pitää olla asiakkaalle ymmärrettävä ja sopiva.